1.    เตรียมความพร้อม: หัวหน้าควรเตรียมรายการ วัตถุประสงค์ ข้อตกลง OKR KPI ผลลัพธ์ ของผลการปฏิบัติงานที่บุคลากรตกลงไว้ สิ่งที่เตรียมควรทำให้เห็นได้ถึงเหตุผลที่มาที่ไปถึงความสำเร็จ หรือล้มเหลว เพื่อที่จะสามารถตัดสินใจต่อได้ว่า สิ่งใดควรได้รับการชื่นชม สิ่งใดเป็นปัญหา และจะดำเนินการต่อไปอย่างไรเพื่อก้าวข้ามสิ่งนั้น ควรคิดเผื่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากรแต่ละคน หรือเป้าหมายในช่วงถัดไป

บุคลากรควรเตรียมความพร้อมเพื่อสามารถระบุได้ถึงความสำเร็จ และปัญหาที่เกิดขึ้น และมีความพร้อมที่จะประเมินผลการปฏิบัติงานตนเองในการประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงาน พวกเขาควรจะจดประเด็นต่างๆ ที่ต้องการสื่อสารถึงงานของตนเอง และโอกาสต่างๆของพวกเขา

4.    ให้ข้อมูลย้อนกลับที่ดี: บุคลากรแต่ละคนจำเป็นต้องรู้ว่าสิ่งที่เขาดำเนินการอยู่นั้นเป็นอย่างไร? Feedback ควรอยู่บนพื้นฐานของหลักฐานข้อเท็จจริง สื่อถึง ผลลัพธ์ เหตุการณ์ อุบัติการณ์ และพฤติกรรมสำคัญที่ส่งผลต่อผลการปฏิบัติงานโดยเฉพาะ ข้อมูลย้อนกลับควรสื่อสารในลักษณะที่ช่วยให้บุคลากรมองเห็น รับรู้ ยอมรับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น – ควรเป็นคำอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น ไม่ใช้การตัดสินตัวบุคลากรว่าเป็นคนอย่างไร

ให้ข้อมูลย้อนกลับเชิงบวกถ้าหากบุคลากรทำได้ดี มิใช่มุ่งเน้นไปที่การติเตียนเพียงอย่างเดียวเพราะธรรมชาติของคนมีแนวโน้มจะทำงานให้ดีขึ้นเมื่อได้รับการส่งเสริมมากกว่าการติเตียนอยู่เสมอ

5.    ใช้เวลาอย่างมีคุณภาพ: หลังจากหัวหน้าได้ให้ Feedback แล้ว หัวหน้าควรให้เวลาบุคลากรในการแสดงความคิดเห็นมุมมองอย่างเต็มที่ต่อ Feedback ที่ได้รับ เพราะว่ารูปแบบการทบทวนผลการปฏิบัติงานที่ดีนั้นควรเป็นการสื่อสารสองทางเพื่อนำไปสู่ข้อสรุปที่เป็นเชิงบวก

6.    ใช้คำชมเชย: ถ้าหากเป็นไปได้ หัวหน้าควรจะเริ่มด้วยยกย่อง ชมเชย ในความสำเร็จก่อน แต่ต้องเป็นความจริงเป็นสิ่งที่เขาสมควรได้รับ และจริงใจ การชมนั้นช่วยให้เกิดการผ่อนคลาย – ทุกคนต้องการให้กำลังใจและการชื่นชม

7.    ให้บุคลากรพูดเป็นส่วนใหญ่: สิ่งนี้จะช่วยให้บุคลากรสามารถรู้สึกเหมือนเขาได้ยกภูเขาออกจากอก และรู้สึกได้รับความเป็นธรรม เมื่อเสียงหรือสิ่งที่เขาต้องการสื่อสารออกไปมีคนได้ยิน รับฟัง

หัวหน้าควรใช้คำถามปลายเปิด (คำถามชวนคิด) สิ่งนี้จะช่วยให้บุคลากรกล้าพูดออกมา

8.    ส่งเสริมเชิญชวนให้บุคลากรประเมินตนเอง: สิ่งนี้จะช่วยให้เห็นว่ามุมมองของบุคลากรต่อผลงานเป็นอย่างไร และจะใช้เป็นพื้นฐานข้อมูลเริ่มต้นในการเริ่มการหารือร่วมกัน

9.    ให้พูดคุยหารือเรื่องผลการปฏิบัติงาน ไม่ใช่บุคลิกลักษณะนิสัย: การหารือควรอยู่บนหลักฐานที่เชิงประจักษ์ มิใช่ความคิดเห็นส่วนตน ควรพูดถึงเหตุการณ์ อุบัติการณ์ที่เกิดขึ้นจริง หรือ ลักษณะพฤติกรรม และนำผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงไปเปรียบเทียบกับสิ่งที่ตกลงหรือทำข้อตกลงกันไว้  บุคลากรควรมีโอกาสในการอธิบายว่าทำไมสิ่งใดถึงเกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้น

10.    ส่งเสริมให้วิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน: อย่าเพียงแค่ยกย่องชมเชย หรือตำหนิ ให้วิเคราะห์อย่างมีเหตุมีผลว่าสิ่งใดทำได้ดีสิ่งใดทำได้ไม่ดี และควรทำอะไรเพื่อที่จะให้คงมาตรฐานสูงไว้ได้ หรือทำอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นในอนาคต

11.    อย่าวิจารณ์ในเรื่องที่คาดไม่ถึง: การหารือใน Performance Review ควรอยู่ในกรอบเหตุการณ์ หรือพฤติกรรมที่เกิดขึ้น ณ เวลานั้นๆ Feedback สำหรับผลงานควรจะทำในเวลาที่เกิดขึ้นเดียวกันเมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้น ไม่ควรจะรอจนสิ้นปี เป้าประสงค์ของการทบทวนผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการนั้นเพื่อเป็นการสรุปผลอย่างรวบรัดให้เห็นถึงผลงานในช่วงของการประเมิน และมองไปข้างหน้าว่าจะทำอย่างไรต่อไป

12.    ตกลงในเป้าหมายวัตถุประสงค์ และวางแผนสิ่งที่จะดำเนินการต่อไป เพื่อเป็นการจบการประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงานในเชิงบวก